Je hebt de opdracht gekregen om de volgende vergadering op een andere locatie te laten plaatsvinden. Je wilt de perfect locatie boeken voor jou en je team. Maar waar moet je allemaal op letten? Met deze 3 stappen boek je de ideale vergaderlocatie.
Inventariseren vergaderlocaties
Begin altijd met inventariseren. Wat is het doel van de vergadering en waarom wilt de baas de vergadering ergens anders laten plaatsvinden? Moet het een grote zaal worden met een beamer of een kleine ruimte met lunch? Daarnaast is het ook belangrijk om de wensen van alle bezoekers te inventariseren om erachter te komen wat er allemaal nodig is.
Om je verder op weg te helpen hebben wij een aantal vragen opgezet:
- Waarom wordt deze vergadering gehouden?
- Hoeveel personen zullen aanwezig zijn bij de vergadering?
- Waar komt iedereen vandaan?
- Wat is het budget?
- Welke faciliteiten zijn er nodig?
- Hoeveel dagdelen duurt de vergadering?
- Moet er rekening worden gehouden met lunch of diner?
Wensen moeten aansluiten bij de locatie
Je weet precies wat iedereen wilt en wat er nodig is. Nu is het noodzaak om te gaan kijken welke vergaderlocaties passen binnen het plaatje dat je collega’s hebben geschetst. Let goed op of de inrichting van de vergaderlocatie past bij het doel van de vergadering. Is het vooral een presentatie? Kies dan voor een theateropstelling. Hebben de deelnemers ruimte nodig om te schrijven? Kies van voor een U-vormopstelling.
Naast de inrichting zijn er nog een aantal onderdelen waar de perfecte vergaderlocatie aan moet voldoen: Het gebouw, personeel én het gevoel moeten allemaal kloppen.
De locatie moet jou het ‘JA’ gevoel geven en ook bij je collega’s passen!
Knopen doorhakken
Het beste scenario is natuurlijk dat er maar één locatie bij jou en je team past. Dan is de keuze snel gemaakt. Maar wat nou als er twee locaties zijn, of misschien wel geen één? Het is vooral belangrijk dat de locatie binnen het budget valt.
Als je gaat kijken naar prijsverschillen is het belangrijk dat je de juiste cijfers vergelijkt. Bij de ene locatie kan de wifi gratis zijn en de lunch betaald. Bij de andere locatie kan de wifi betaald zijn en de lunch gratis. Vergelijk dus geen appels met peren.
Zodra je helemaal overtuigd bent van de locatie is het tijd om de knoop door te haken. Geef alle eisen en wensen tijdig door aan je contactpersoon en bereid de vergadering goed voor.
Tip: Vergaderingen lopen vaak uit dus plan altijd wat meer tijd in.
Vergaderen bij DROOM! Beuningen
Waar jij ook naar op zoek bent, bij DROOM! Beuningen bieden wij diverse vergaderruimtes en bijbehorende mogelijkheden. Denk hierbij ook aan een heerlijk ontbijt, lunch of diner!
